今まで社内で行っていたセミナー運営を社外にアウトソースすることで、余計な費用をかけてしまうことになると思われがちですが、実際には複数の社員が、本来のコアな業務を中断し、セミナー実施のために多くの時間を費やしています。その人件費と業務の中断は、目には見えませんが、企業にとって大きなマイナスとなっています。
弊社は、単なるセミナー運営サポートだけではなく、主催者様がコアな業務に専念頂けるよう、より主催者様がやり易い環境を作り出し、全面的にサポートさせて頂くことでトータル的なコストの削減を目指しております。
決められた予算内で実施するためには、プログラムに関わる全ての関係会社(会場・映像・通訳・印刷など)との金額交渉、また管理・把握が必要となります。 イベント実施にあたっては、関係会社が多岐に渡るため、取り纏めに時間を要しまた専門知識がないと見積もりの見極めが難しい場合があります。
セミナー実施には、煩雑な作業が多く、その整理またタイムマネジメントはセミナーを成功させるためには、必須事項です。
セミナーは、ターゲット・マーケティングのツールとして活用することがほとんどであるため、マス・マーケティングツールと違い、お客様一人一人へのきめ細やかな対応が必要となります。優れたコンテンツのセミナーであっても、お客様対応が不十分な場合は、相対的な顧客満足度の低下に繋がる恐れがあります。
当日運営の失敗談として、原因の多くはテクニカル関係によるトラブルがあります。 これは、準備段階における確認不足また知識・経験不足によるものが多いと思われます。
当日の運営は、お客様・講演者・プレス対応、進行・演出管理、受付・誘導要員配置・管理など様々な業務が一斉に行われるので、緻密に計算されたシミュレーションなしでは、どこかが手薄になることや、突発的な事項に対応できないなどのトラブルをもたらす可能性があります。
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