Meritご利用のメリット

今まで社内で行っていたセミナー運営を社外にアウトソースすることで、余計な費用をかけてしまうことになると思われがちですが、実際には複数の社員が、本来のコアな業務を中断し、セミナー実施のために多くの時間を費やしています。その人件費と業務の中断は、目には見えませんが、企業にとって大きなマイナスとなっています。

弊社は、単なるセミナー運営サポートだけではなく、主催者様がコアな業務に専念頂けるよう、より主催者様がやり易い環境を作り出し、全面的にサポートさせて頂くことでトータル的なコストの削減を目指しております。

決められた予算内で実施するためには、プログラムに関わる全ての関係会社（会場・映像・通訳・印刷など）との金額交渉、また管理・把握が必要となります。 イベント実施にあたっては、関係会社が多岐に渡るため、取り纏めに時間を要しまた専門知識がないと見積もりの見極めが難しい場合があります。

• プランニングに併せた、予算計画をご提案いたします。
• 過去の現場実績によって培われた会場知識を基に、与件に適した会場の仮予約および提案をいたします。
• 専門知識また過去の経験により、リーズナブルでより良いものを提供するよう各社と調整いたします。
• 各関係会社の支払いを一括代行しますので、煩雑な見積書・請求書の整理等必要ありません。
• 外部講演者のロジスティクスサポートや謝礼支払い代行もいたします。

セミナー実施には、煩雑な作業が多く、その整理またタイムマネジメントはセミナーを成功させるためには、必須事項です。

• 全ての情報をヒアリングし、アクティビティを洗い出し、プライオリティを付け、確実なタイムスケジュールをご提案いたします。
• スケジュールに併せて、適宜主催者及び関係者に連絡し、情報を取り纏め進行管理いたします。
• タイトなスケジュールにも臨機応変に対応し、最も効率的な方法をご提案いたします。

セミナーは、ターゲット・マーケティングのツールとして活用することがほとんどであるため、マス・マーケティングツールと違い、お客様一人一人へのきめ細やかな対応が必要となります。優れたコンテンツのセミナーであっても、お客様対応が不十分な場合は、相対的な顧客満足度の低下に繋がる恐れがあります。

• セミナー告知から登録、受講票の配信サービス、問い合わせ対応など、個々のお客様とのすべてのやり取りを一貫して管理いたします。
• お客様のニーズにきめ細かくまた迅速に対応し、顧客の満足度を高めます。
• 登録者リストの適切・確実な管理をいたします。
• 当日の参加者に対しては、高いホスピタリティをもって対応いたします。
• アンケートのデータベース化などにより、参加者の分析をいたします。
• セミナー終了後、お礼状の配信や送付、またフォローアップ活動のサポートをいたします。
• 個人情報保護法に即した登録管理ツールやアンケート作成をいたします。

当日運営の失敗談として、原因の多くはテクニカル関係によるトラブルがあります。 これは、準備段階における確認不足また知識・経験不足によるものが多いと思われます。

• 映像・音響・照明・同通・PC（インターネット回線）などの機材は、テクニカルな知識また経験をもとに、事前に綿密に調整いたします。
• 要件に応じ適切な機材を選定・手配いたします。
• 展示・デモンストレーションなども、各関係者と調整を行い、スムーズに実施できるよう準備いたします。

当日の運営は、お客様・講演者・プレス対応、進行・演出管理、受付・誘導要員配置・管理など様々な業務が一斉に行われるので、緻密に計算されたシミュレーションなしでは、どこかが手薄になることや、突発的な事項に対応できないなどのトラブルをもたらす可能性があります。

• 綿密に考慮された実施計画（運営マニュアル）を提出いたします。
• 本番前の各セクションへの最終チェックの確実な実施。
• 関係スタッフへの綿密な情報シェアを行い、全スタッフが責任を持って役割を果たします。
• 突発事項に対して、その時々に応じ最適な対応に努めます。